Заместитель начальника отдела архивного сопровождения документов

Организация и координация работы сотрудников отдела по направлениям сопровождения документов на бумажных носителях и в электронном виде.

Обеспечение устойчивого исполнения процессов приема, передачи, формирования, сопровождения, временного хранения и выдачи документов операционного дня, кассовых документов, клиентских и кредитных досье, договоров и иных документов, входящих в компетенцию отдела.

Координация работы с документами операционного дня, кассовыми документами и электронными документами, передаваемыми в архив электронных документов Банка.

Организация процессов, связанных с авторизацией документов, созданием электронных образов досье, размещением документов в соответствующих программных комплексах и сопровождением структуры электронных досье.

Обеспечение взаимодействия со смежными подразделениями по вопросам сопровождения, передачи, выдачи и возврата документов.

Координация работы по сопровождению закрытых договоров, счетов и досье, их своевременному оформлению и передаче в объединенный архив Банка.

Обеспечение надлежащего ведения описей, учета, систематизации и передачи документов на хранение в Объединенный архив Банка.

Участие в организации мероприятий по обеспечению сохранности архивных фондов, соблюдению условий хранения документов и поддержанию порядка в архивохранилищах.

Координация процессов поиска и выдачи архивных дел, подготовки архивных справок, копий документов и иных материалов по запросам заинтересованных подразделений и уполномоченных органов.

Организация подготовки служебных, справочных, отчетных и аналитических материалов по вопросам деятельности отдела.

Разработка, внедрение и поддержание в актуальном состоянии ЛПА и внутренних процедур по вопросам сопровождения документов, в т.ч. архивного.

Понимание порядка работы с документами операционного дня, кассовыми документами, клиентскими и кредитными досье, описями, реестрами, журналами учета и архивными формами.

Навыки работы с электронными архивами, системами электронного документооборота и офисным программным обеспечением.

Умение готовить служебные записки, справки, акты, аналитические материалы и внутреннюю отчетность

Высокий уровень ответственности и надежности, системность мышления и организованность, внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами, способность координировать несколько процессов одновременно.

Навыки деловой коммуникации и конструктивного взаимодействия со смежными подразделениями, устойчивость к многозадачности и способность поддерживать стабильный рабочий ритм подразделения, ориентация на качество операционной деятельности и соблюдение регламентов.