Офис-менеджер (помощник руководителя)

О нас: Наша компания входит в группу компаний с 30-летней историей. Мы занимается производством, импортом и дальнейшей оптово-розничной продажей строительного инструмента как внутри страны, так и в страны ЕАЭС. Мы занимаем лидирующее место на рынке в своём сегменте. Мы производим инструмент под собственными брендами, а также являемся эксклюзивными представителями на территории Беларуси, России и Казахстана известных в своей нише брендов.

Мы в поиске ответственного администратора офиса и помощника руководителя (директора) с опытом работы в этой сфере. 80% рабочего времени — работа офис-менеджера и 20% помощника руководителя.

Обязанности:

Ведение документооборота:

• Ведение деловой переписки, подготовка и составление писем;
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции;
• Обработка и ввод данных в информационные системы и базы данных;
• Работа с договорами, коммерческой документацией и внутренним документооборотом;
• Работа с базовыми финансовыми и учётными таблицами, контроль актуальности данных;
• Координация взаимодействия между сотрудниками, подрядчиками и внешними партнёрами.

Обеспечение жизнедеятельности офиса:

• Полное административное сопровождение офисных процессов;
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, взаимодействие с почтовыми службами;
• Закупки, заказ офисных принадлежностей и продуктов питания, взаимодействие с поставщиками и с курьерскими службами. Контроль поставок, приём доставок, работа с накладными, чеками и отчётными документами.
• Ведение учёта офисных расходов, работа с таблицами затрат и бюджетом, внесение расходов по категориям.
• Взаимодействие с подрядчиками и контроль качества их работы: клининг, техническое обслуживание, электрика, кондиционеры, обслуживание кофемашины, озеленение офиса и т.д.
• Обеспечение штатной уборщицы всем необходимым для ее работы, а также контроль за выполнением ее обязанностей;
• Поиск подрядчиков для обслуживания офиса и контроль их работы;
• Отслеживание дней рождения сотрудников и заказ цветов;
• Участие в корпоративных вопросах закупки подарков для сотрудников и партнеров компании;
• Организация корпоративных мероприятий и тимбилдинговых активностей: начиная от деловых встреч до корпоративных событий; выбор площадок, взаимодействие с подрядчиками, контроль бюджета и тайминга;
• Подготовка к приёму новых сотрудников, организация рабочих мест;
• Заведение пропусков для новых сотрудников, внесение их в систему контроля доступа, удаление из системы уволенных сотрудников;

Работа с сайтом компании:

Внесение исправлений по сайту, отправка товаров на уценку, заполнение характеристик товаров, создание карточек товаров, добавление и замена фото, добавление-удаление разделов, заполнение описаний разделов, заполнение характеристик по разделам, изменение фильтров, продление хостинга и личных кабинетов на Хостер Бай, Онлайнер, Диал Бай и т.д., выполнение простых задач в 1С;

(У нас есть сисадмин, программисты, менеджеры – ваша задача в основном будет во внесении правок и мелких работ по сайту, и даже если у вас нет опыта, то не сложно будет во всем этом разобраться.)

Работа со штрихкодами:

Регистрация индивидуальных штрихкодов, регистрация иностранных штрихкодов, регистрация транспортных штрихкодов, исправление штрихкодов. (Если не сталкивались – объясним, как и где регистрировать и брать счета на оплату.)

Помощь директору, исполнение функций личного помощника директора (административная поддержка):

• Поиск, анализ, систематизация необходимой информации и предоставление лучшего варианта.
• Координация и организация деловых поездок (организация служебных командировок работников, бронирование билетов, гостиниц, получение и передача счетов на оплату, оформление заявок на трансфер и т. д.);
• Travel-поддержка (подбор маршрутов, бронирование отелей и покупка билетов, полное удалённое сопровождение руководителя в поездке)
• Подготовка презентаций, отчётов, писем и иных материалов (включая использование ИИ-инструментов и современных программ);
• Деловые обеды (подбор ресторанов, мест для встреч);
• Встреча гостей компании и подготовка конференц-комнат ко встречам (чай/кофе);
• По поручению директора находить нужных специалистов, подрядчиков, сервисы и решения; договариваться и добиваться нужного результата;

• Решение любых «внезапных» задач и разовых поручений директора.
• Личная помощь: личные покупки, заказы, возвраты, подарки. Бронирование столиков, коммуникация с семьёй (в рамках рабочего этикета). Сопровождение бытовых вопросов: клининг, ремонт, сервисы.
• Периодические служебные поездки по поручению директора по г. Минску (если у вас есть водительское удостоверение, то можно пользоваться служебным авто).
• Решение оперативных ситуаций в режиме онлайн в случае необходимости, в том числе в нерабочее время, но в рамках разумного (подобные ситуации бывают крайне редко, но что могут быть.)

Кого мы ищем?

• Быстрого, энергичного, чёткого, организованного, исполнительного, ответственного, коммуникабельного, легко обучаемого сотрудника, которому не нужно повторять дважды, а который сам знает, где, как и что, а если не знает, то быстро разбирается и решает поставленные задачи.
• Сотрудника, который одновременно и хороший исполнитель и который может проявлять инициативу для достижения лучшего результата.

Навыки и характеристики успешного кандидата:

• Вы с радостью готовы выполнять вышеизложенные обязанности и быть полезным сотрудником. Желание работать и развиваться в административном отделе;
• Вы обладаете проактивностью — умеете думать на шаг вперёд и предугадывать, что ещё необходимо сделать;
• У Вас высокий уровень ответственности;
• Вы уверенный пользователь ПК и офисной техникой;
• У Вас грамотная устная и письменная речь;
• Вы умеете грамотно поддерживать коммуникацию с различными людьми.
• У вас есть желание нравиться и угождать руководству.
• Вы дружелюбны, тактичны, аккуратны, внимательны, организованны, пунктуальны.
• У вас развитое логическое мышление;
• Вы способны работать в условиях многозадачности и умеете правильно расставлять приоритеты. Можете вести несколько задач одновременно, и переключаться с одной задачи на другую.

Что предлагаем:

• Работу в сильной успешной компании – Мы лидер в своём сегменте.
• Не обещаем платить за результат, а реально платим. По причине низких зарплат из компании ещё никто не увольнялся. Текучесть кадров в компании минимальная и средний стаж сотрудника – 16 лет.
• Достаточно молодой внимательный и дружелюбный коллектив включая руководство.
• Зарплата: гарантированный оклад до вычета налогов 2750 руб. с первого дня работы. + премии 15% от оклада после испытательного срока (3 месяца, но может быть и меньше – зависит от того, насколько быстро вольётесь в процессы).
• График работы: понедельник-четверг с 8:30 до 17:15, пятница сокращённый день до 16.15. Во внеурочное время могут быть личные поручения директора при необходимости, которые решатся удалённо (бронирование, звонки и т. д.).
• Полный социальный пакет в соответствии с ТК.
• Бесплатное обучение при необходимости.
• Уютный офис в собственном здании и с удобным расположением.
• Гарантируем достойные условия труда и достойную заработную плату.

Как откликнуться:

Если вы дочитали до этого пункта, то это огромный плюс так как тут описано как откликнуться на вакансию:

1. Так как в ваши обязанности будет входить исполнение функций личного помощника директора, то и резюме он просматривает лично, и собеседование будет проводить он. Пришлите резюме ему на электронную почту 2222609 собака bk.ru
2. Помимо резюме прикрепите свою фотографию.
3. Не обязательно, но будет большим плюсом если в произвольной форме дополнительно к резюме напишете сопроводительное письмо почему вы считаете, что нам подходите и выразите уверенность что со всеми задачами, описанными в вакансии, справитесь.

Если исходя из резюме вы нам подойдёте – обязательно пригласим на собеседование.

.

.

.

.

.

"Рабочее место является планируемым к созданию и(или) замещению (перспективным)"