Офис-менеджер / операционный администратор (1С, первичная документация)

ООО «Робокоп» — растущая инженерно-производственная компания из Минска. Мы проектируем и собираем шкафы управления, НКУ и системы промышленной автоматизации.

Компания растёт, и сейчас мы систематизируем внутренние процессы. Ищем человека, который возьмёт на себя регулярный административно-операционный контур компании: документы, 1С, оплаты, реестры, отгрузки и регулярные организационные задачи.

Главный результат вашей работы

Документы и регулярные процессы находятся в порядке, задачи не теряются, информация актуальна, а типовые операции выполняются без необходимости руководителю постоянно их контролировать.

Чем предстоит заниматься

На первом этапе:

• работать с первичными документами: счета, акты, накладные, ТН, ТТН;
• приходовать накладные и вносить документы в 1С;
• контролировать наличие и комплектность первичных документов;
• сканировать, системно хранить и находить документы;
• готовить по шаблонам счета, договоры и закрывающие документы;
• контролировать подписание документов;
• вести реестр оплат, дебиторской и кредиторской задолженности;
• готовить платёжный реестр для утверждения руководителем;
• поддерживать актуальный статус заказов: оплачено / в работе / готово / отгружено;
• помогать с организацией доставок и отгрузок;
• вести необходимые таблицы и внутренние реестры.

После адаптации зона ответственности будет постепенно расширяться:

• работа с Bitrix24 и контроль follow-up;
• отправка КП/ТКП и документов;
• организация процесса подбора сотрудников: размещение вакансий, коммуникация с кандидатами, назначение собеседований;
• поддержание порядка во внутренних инструкциях и базе знаний;
• участие в тестировании и улучшении внутренних инструментов и автоматизации 1С.

Что для нас обязательно

• практический опыт работы с 1С;
• понимание первичных документов;
• уверенная работа с Excel / Google Sheets;
• грамотная письменная речь;
• внимательность к цифрам, реквизитам и срокам;
• способность работать с несколькими параллельными задачами.

Какой человек нам подойдёт

Нам важен человек, который:

• не держит задачи только в голове, а организует их;
• доводит начатое до результата;
• замечает несоответствия, а не просто механически переносит данные;
• не делает наугад, если видит риск ошибки;
• умеет самостоятельно решать типовые вопросы;
• понимает, когда вопрос необходимо эскалировать;
• заранее предупреждает о проблеме или срыве срока;
• спокойно относится к регулярной работе;
• при этом способен предложить более простой или удобный способ работы.

Опыт в небольшой компании, бухгалтерии, документообороте, торговле, производстве, снабжении или административной работе будет преимуществом.

Условия

• полный рабочий день, 5/2;
• время начала рабочего дня можем обсудить;
• на этапе адаптации работа преимущественно в офисе;
• После прохождения адаптации и достижения самостоятельности в основных процессах (ориентировочно через 3 месяца) возможен частично гибридный формат;
• офис: Минск, проезд Масюковщина, 4;
• официальное оформление;
• 1 800–2 200 BYN на руки в зависимости от опыта и уровня самостоятельности;
• обучение внутренним процессам компании;
• часть рутинных операций уже автоматизирована в 1С;
• возможность увеличивать доход по мере расширения самостоятельной зоны ответственности;
• перспектива развития в операционного координатора компании.

При отклике просим коротко ответить:

1. С какой конфигурацией 1С вы работали и что конкретно делали самостоятельно?
2. С какими первичными документами работали?
3. Приведите пример ошибки или несоответствия в документах, которое вы самостоятельно обнаружили.
4. Как обычно организуете несколько параллельных задач и сроков?
5. Какой уровень дохода на руки рассматриваете?