Банкетный администратор

Загородный банкетный центр «Комарово Village» приглашает в команду банкетного администратора.

«Комарово Village» находится в 5 км от Минска. Мы проводим свадьбы, корпоративы, юбилеи и другие мероприятия, работаем с банкетными залами, шатрами, беседками и гостиничным размещением.

Ищем не просто администратора, который выполняет отдельные поручения, а человека, который воспринимает мероприятие как свой проект, отвечает за его подготовку и проведение и действительно переживает за конечный результат.

Обязанности

Подготовка мероприятия:

• грамотно составлять приложения к договорам;
• контролировать заказы и оплаты по меню, алкоголю, напиткам, декору, ведущему, артистам, подрядчикам и другим услугам;
• составлять бюджет мероприятия;
• при необходимости искать сотрудников и организовывать их обучение;
• составлять чек-листы для каждого сотрудника;
• контролировать наличие расходных материалов и хозяйственных принадлежностей, при необходимости организовывать их заказ и приёмку;
• следить за состоянием банкетных зон и своевременно устранять замечания;
• составлять и согласовывать сценарный план мероприятия;
• согласовывать с подрядчиками и представителями услуг тайминг и условия работы;
• координировать подготовку всех служб и взаимодействовать с кухней;
• контролировать подготовку банкетных территорий, залов и вспомогательных помещений: расстановку мебели, уборку территории и помещений, работоспособность оборудования, приборов и инвентаря;
• контролировать декорирование залов.

Во время мероприятия:

• постоянно взаимодействовать с заказчиком и его гостями;
• руководить персоналом и контролировать соблюдение стандартов заведения;
• распределять сотрудников по позициям и ставить им задачи со сроками выполнения;
• составлять расписания, графики и табели рабочего времени;
• контролировать работу линейного персонала;
• участвовать во внедрении системы мотивации и ответственности персонала;
• организовывать заказ необходимых хозяйственных товаров и продукции;
• контролировать время отдачи готовых блюд, их качество, количество и подачу;
• координировать логистику мероприятия;
• контролировать работу подрядчиков и координировать артистов;
• контролировать оплаты;
• принимать залы и территорию после окончания мероприятия;
• организовывать завершение мероприятия и отправку гостей;
• работать с обратной связью и получать отзывы гостей для интернет-площадок и социальных сетей;
• вести необходимую финансовую отчётность перед бухгалтерией;
• контролировать посуду, её списание и вопросы компенсации при порче.

Текущая работа:

• контролировать наличие разрешительной документации и помогать в её оформлении;
• нести материальную ответственность;
• проводить инвентаризации;
• взаимодействовать с органами власти;
• вести внутренний документооборот;
• вести учёт и заказывать посуду, текстиль и другой ассортимент ресторана и бара;
• контролировать состояние оборудования и инвентаря;
• организовывать списание оборудования и инвентаря при необходимости;
• искать поставщиков оборудования, приборов, текстиля и декора;
• предлагать решения по оформлению и дизайну банкетных территорий, залов и текстиля;
• выполнять распоряжения руководства.

Требования

• опыт работы;
• грамотная устная и письменная речь;
• уверенное владение компьютером и Google-таблицами;
• способность быстро ориентироваться в большом объёме информации;
• умение выстраивать отношения с клиентами так, чтобы результат устраивал обе стороны;
• ответственность;
• порядочность.

Также для этой должности важно уметь одновременно держать под контролем большое количество процессов: клиента, персонал, кухню, подрядчиков, тайминг, оплаты и состояние площадки.

Нам нужен человек, который не ждёт постоянных указаний, а замечает проблему и занимается её решением.

Какого человека мы хотим видеть

Нам нужен не формальный администратор, который просто присутствует на мероприятии.

Мы ищем человека, который способен принять мероприятие в работу, заранее всё проверить, организовать команду и подрядчиков, проконтролировать каждый важный этап и решить возникающие вопросы так, чтобы заказчику не приходилось самостоятельно заниматься организационными проблемами.

Главный результат работы банкетного администратора — качественно подготовленное и проведённое мероприятие, довольный заказчик и организованная работа всей команды.

Ссылка на вакансию в банке вакансий на gsz.gov.⁣by: https://gsz.gov.by/registration/employer/vacancy-published/1997345/edit/?next=https%3A%2F%2Fgsz.gov.by%2Fregistration%2Femployer%2Fvacancy%2Flist%2Fpublished%2F