Специалист по административно-организационной работе (офис-менеджер)

Сервис Аpteka.by - развивающийся e-commerce проект на фармацевтическом рынке. В связи с ростом компания ищет специалиста, который обеспечит ведение внутреннего документооборота и административно-хозяйственную поддержку офиса. Сотрудник подчиняется помощнику руководителя. По мере развития компании функционал может быть расширен за счёт подготовки документов для отделов маркетинга и коммерческой деятельности.

Ключевые обязанности:

• Ведение документооборота в 1С:ДО: создание карточек документов (договоры и связанные с ними доп. соглашения, акты и другие документы), сканирование и загрузка документов в систему, создание процессов и задач.
• Работа со счетами: Инициирование оплаты счетов и запуск их в систему в 1С:ДО, своевременное внесение данных в график платежей, взаимодействие с главным бухгалтером компании.
• Обработка входящей и исходящей корреспонденции: регистрация, сортировка по исполнителям, подготовка писем к отправке, сканирование, сортировка и учёт.
• Взаимодействие с РУП «Белпочта» и РУП «Центром экспертиз и испытаний в здравоохранении" (ЦЭИЗ): формирование реестров корреспонденции, подготовка конвертов, отправка писем на почте; контроль и пополнение ЭЛС, отслеживание баланса; подготовка сопроводительных документов на согласование рекламы и передача их в ЦЭИЗ, учёт согласованных макетов.
• Архивация: помощь в формировании текущего архива компании, подготовка документов к долгосрочному архивному хранению.
• Административно-хозяйственное обеспечение офиса: закупка канцелярии, расходных материалов, воды, кофе ; поиск необходимых товаров и подрядчиков по запросу; курирование работы клининга, помощь в организации внутренних корпоративных мероприятий, праздников, тимбилдингов, офисных активностей и встреч.
• Перспектива роста и расширения функционала: помощь специалистам по маркетингу и менеджерам по работе с клиентами в подготовке и проверке первичных и сопроводительных документов.

Требования к кандидату:

• Высшее или среднее специальное образование (документоведение, правоведение, экономика),
• Знание основ делопроизводства Республики Беларусь
• Приветствуется опыт работы офис-менеджером/секретарем/делопроизводителем/администратором
• Уверенный пользователь ПК и оргтехники (пакет MS Office, особенно Excel и Word, Outlook).
• Преимуществом будет опыт работы в 1С:Документооборот (если опыта нет, но вы быстро учитесь - мы обучим).
• Внимательность и аккуратность при работе с документами и числовыми данными.
• Высокий уровень самоорганизации: способность вести несколько задач одновременно.
• Грамотная устная и письменная речь, доброжелательность, коммуникабельность и исполнительность, организаторские способности.
• Готовность соблюдать конфиденциальность и требования по защите персональных данных компании.

Мы предлагаем:

• Стабильная и своевременная заработная плата.
• Комфортный график: пн.-чт. 08:30–17:30 (обед 30 минут), пт. 08:30–15:00.
• Удобство: современный оборудованный и уютный офис по адресу: г. Минск, пр-т. Дзержинского, д. 3Б (БЦ Океан) в нескольких минутах от метро (ст.м. Грушевка).

• Плавный старт: понятные, структурированные задачи и поддержка со стороны помощника руководителя на этапе адаптации.
• Реальное развитие: работа в уникальном ИТ-проекте и возможность со временем перейти к более масштабным задачам в маркетинге или клиентском сервисе.
• Здоровая атмосфера: открытая корпоративная культура, позитивная команда и адекватное руководство, готовое поддерживать ваши инициативы.

• Забота о здоровье и спорте: добровольное медицинское страхование (ДМС) с частичным финансированием компании + доступ к спортивным объектам через платформу All Sports в рамках корпоративной подписки.

Нажимайте кнопку «Откликнуться», прикрепляйте актуальное резюме и в двух словах расскажите, почему вам интересна эта вакансия. Мы оперативно изучаем каждый отклик и свяжемся с вами в самое ближайшее время!