Специалист по документообороту и электронному архиву

Ищем сотрудников во внутренний отдел документов. Специалисты осваивают полный круг задач и подменяют друг друга на время отпуска, больничного или повышенной нагрузки. Текущее распределение задач определяет руководитель отдела.

Обязанности:

•Подготавливать и оформлять документы в сканах для подписания в соответствии с установленным порядком и предоставленными полномочиями.

• Проверять реквизиты, комплектность, наличие приложений, подписей и печатей, читаемость файлов.

• Обрабатывать договоры, дополнительные соглашения и другие документы в ЭДО.

•При выявлении ошибок направлять запросы на исправление и контролировать получение корректных документов.

• Передавать документы кураторам для согласования с юридическим отделом, отслеживать согласование и своевременное подписание.

•После согласования выполнять подписание в пределах предоставленных полномочий. •Выгружать окончательные версии документов с подписями обеих сторон и сохранять их в электронном архиве.

• Контролировать документы, прикрепленные к задачам отдела первичной документации, своевременно переносить их в архив.

• Проверять корпоративные почтовые ящики два раза в день, распределять письма между ответственными сотрудниками и оперативно передавать срочные обращения. Требования:

• Опыт работы с документооборотом, ЭДО или первичной документацией.

• Понимание назначения договоров, дополнительных соглашений, актов, УПД и счетов-фактур.

• Уверенное владение Word, Excel, электронной почтой и программами для работы с PDF и сканами.

• Внимательность к реквизитам, датам, номерам, суммам и версиям документов.

• Умение работать с большим объемом информации, соблюдать сроки и доводить задачи до завершения.

• Аккуратность, ответственность и соблюдение конфиденциальности.

• Готовность освоить все участки работы и полностью подменять коллегу.

Будет преимуществом: опыт работы с несколькими юридическими лицами, системами постановки задач и инструментами ИИ для проверки документов.

• Заработная плата: 3 500 рублей.
• Место работы: офис в Минске