Специалист по документообороту

1. Работа с первичной документацией (производство и торговля):

• Прием, регистрация, проверка корректности оформления и распределение первичных учетных документов:
  • Торговые операции: счета на оплату, универсальные передаточные документы (УПД), товарные накладные (ТОРГ-12), акты выполненных работ/оказанных услуг, счета-фактуры.
  • Производственные операции: требования-накладные на отпуск материалов в производство, акты списания сырья, отчеты производства за смену, акты выпуска готовой продукции.
• Сверка данных в документах с условиями договоров поставки оборудования и комплектующих.
• Контроль возврата оригиналов закрывающих документов от оптовых покупателей; проведение регулярных сверок дебиторской задолженности совместно с отделом продаж.
• Архивирование бумажных и электронных копий документов согласно установленным срокам хранения.

2. Внутренний и внешний документооборот:

• Регистрация входящей корреспонденции (коммерческие предложения, письма от поставщиков металла, электроники, лакокрасочных покрытий) и контроль ее передачи ответственным сотрудникам производственного, коммерческого и финансового отделов.
• Оформление и отправка исходящих писем, запросов поставщикам, уведомлений заказчикам об отгрузке оборудования.
• Ведение реестра договоров (поставки сырья для производства, купли-продажи оборудования, аренды складов).
• Организация процесса согласования внутренних заявок и служебных записок (на закупку запчастей для станков, канцтоваров, спецодежды).

3. Электронный документооборот (ЭДО):

• Работа в системах ЭДО (Диадок, СБИС и аналоги): обработка входящих приглашений, подписание УПД и актов ключом электронной подписи.
• Своевременная отправка расчетных и отгрузочных документов оптовым покупателям через системы ЭДО.
• Мониторинг статусов подписания документов контрагентами, оперативное решение возникающих технических ошибок при обмене данными.

4. Взаимодействие со смежными отделами:

• С производством: сбор и систематизация производственных отчетов, передача нормо-часов и расхода материалов в бухгалтерию.
• С отделом продаж: подготовка пакета сопроводительных документов для отгрузки промышленного оборудования клиентам (гарантийные талоны, инструкции по эксплуатации, сертификаты соответствия ТР ТС).
• С бухгалтерией: своевременная передача полного комплекта оригиналов документов для отражения операций в учете, помощь в подготовке документов к налоговым и аудиторским проверкам.
• С юридическим отделом: актуализация шаблонов типовых договоров под изменения законодательства.

5. Административная поддержка:

• Печать, сканирование, копирование чертежей технической документации и спецификаций.
• Заказ канцелярии и расходных материалов для офиса и оргтехники.
• Выполнение поручений руководства, связанных с подготовкой аналитических справок по объемам документооборота.

Требования к кандидату:

• Опыт работы специалистом по документообороту, делопроизводителем или помощником бухгалтера от 1 года.
• Профильное преимущество: опыт работы в компаниях сферы B2B-производства, машиностроения или оптово-розничной торговли оборудованием.
• Знание форм первичной учетной документации (ТОРГ-12, УПД и др.) и понимание основ бухгалтерского учета.
• Уверенный пользователь ПК: пакет MS Office, 1С:Предприятие 8.3, Bitrix24.
• Высокий уровень грамотности, внимательность к деталям, умение работать с большим объемом информации и соблюдать жесткие дедлайны.

Условия работы:

• График работы: 5/2, с 09:00 до 18:00.
• Место работы: офис.
• Уровень заработной платы обсуждается индивидуально по результатам собеседования.

Ссылка на вакансию в банке вакансий на gsz.gov.⁣by:

https://gsz.gov.by/registration/employer/vacancy/1916502/detail-public/