Бизнес-ассистент руководителя/Операционный координатор

Рабочее место планируются к созданию и замещению (является перспективным)

Обязанности:

• Координация операционной деятельности компании и контроль выполнения текущих задач;

• Подготовка информации, таблиц, отчетов и аналитических материалов по запросу руководителя;

• Контроль сроков выполнения задач сотрудниками, ведение задач в Bitrix24;

• Организация и документальное сопровождение поставок изделий медицинского назначения;

• Взаимодействие с логистическими компаниями, перевозчиками, таможенными агентами и поставщиками;

• Контроль документооборота по поставкам (инвойсы, упаковочные листы, транспортные документы, доверенности, счета, акты и др.);

• Подготовка и проверка документов для перевозок и таможенного оформления;

• Работа с деловой документацией и внутренним документооборотом компании;

• Коммуникация с поставщиками и партнёрами на английском языке (переписка, запросы документов, уточнение информации);

• Подготовка спецификаций, счетов, коммерческих предложений и тендерных документов по запросу руководителя;

• Организация деловых поездок, встреч, отправки корреспонденции и работы курьерских служб;

• Контроль обеспечения офиса всем необходимым;

• Участие в организации маркетинговых активностей и подготовке маркетинговых материалов;

• Сбор, систематизация и структурирование информации для руководителя;

• Участие в оптимизации и систематизации внутренних бизнес-процессов компании;

• Перевод документации (английский язык).

• Высшее образование;

• Опыт работы в логистике, документообороте, координации процессов или административном управлении будет преимуществом;

• Высокий уровень внимательности и ответственности;

• Умение работать одновременно с большим количеством задач и быстро переключаться между ними;

• Системное мышление и хорошие организационные навыки;

• Навык контроля сроков и доведения задач до результата;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Умение самостоятельно искать и структурировать информацию;

• Навыки деловой переписки и коммуникации;

• Английский язык не ниже уровня B1 (будет преимуществом);

• Опыт работы с Bitrix24 или другими CRM-системами будет преимуществом.

Будет большим плюсом:

• Опыт работы с медицинскими изделиями, логистикой, ВЭД или тендерной документацией;

• Опыт координации проектов или работы бизнес-ассистентом/операционным координатором;

• Умение выстраивать порядок в многозадачной среде.